この記事ではExcelのプルダウンリストの作り方・編集と削除の仕方について説明します。活用法も紹介します。
Excelのプルダウンリストを使うことで、効率的に作業を行ったり、完成したデータのクオリティを一定以上に保つことができます。
なぜそんなことができるかというと、プルダウンリストを使うことで、
- 入力ミスがほぼゼロになる
- 表記ゆれ防止ができる
からです。
それでは説明していきます。
プルダウンリストの作り方
まずは、プルダウンリストを設置したいセルを選択します。
リボンの「データ」タブから「データの入力規則」（①）をクリックします。
続けて「データの入力規則（V）」（②）をクリックします。
次に「入力値の種類」から「リスト」を選びます。（①）
そして、「元の値」にリストにしたいデータのある範囲を入力します。もしくはマウスで選択します。（②）
入力したら、下図のようになります。「OK」をクリックして完了です。
これでプルダウンリストを設置することができました。
リスト外の文字を入力すると、エラーになります。試しに「奈良」を入れてみます。
こんなふうにエラーが返ってきます。
プルダウンリストに項目を追加する
このリストに項目を追加したい場合、作成した時と同じ手順で追加できます。
先ほどのセルの方の最後に「奈良」を追加しておきます。
今度は「奈良」を含めた範囲を設定し直すだけです。
追加完了です。
「特に何も選択したくない」ときのために空白を入れておくこともできる
小技ですが、地味に大事なテクニックを紹介します。
見出し通り、「特に何も選択したくない」ときのために空白を入れておくこともできます。
「いつ使うの？」というと、このリストと連動する処理（例えば関数やマクロの処理）をオフにしたいときに使ったりします。
追加手順は先ほどと全く同じです。
リスト項目を編集する
リストの項目を編集するのも簡単です。
リストの元になったセル範囲をふつうに編集すればOKです。
試しに「空白」と「東京」以外を「三重」にしてみました。
プルダウンを確認すると反映されています。
エラーメッセージを編集する
エラーメッセージはデフォルトの「停止」以外に「注意」と「情報」の2パターンに変更することができます。
それぞれの編集方法と注意点を説明します。
エラーメッセージを「注意」にする
今度は「スタイル」から「注意」を選び、「OK」をクリックします。
設定後、リスク外の「和歌山」を入力してみると、下図のようにメッセージが表示されます。
ここで注意したいのは、「データ入力規則の制限を満たしていません。」と出ますが、「はい」をクリックすると、ふつうに入力できてしまうことです。
エラーメッセージを「情報」にする
「情報」の場合も「注意」と同様の手順で設定できます。手順は先ほどと同様のため省略します。
設定後、リスク外の「和歌山」を入力してみます。
同じく、「データ入力規則の制限を満たしていません。」と出ますが、「はい」をクリックすると、ふつうに入力できてしまうので注意してください。
入力時にメッセージを表示する
次に入力時にメッセージを表示する方法を説明します。
入力規則が設置されていると、自分以外の使用者が
- 「なにこれ？」
- 「何を入力すればいいの？」
と戸惑うことがあります。
そんなとき、なにをすればいいのか分かるようにメッセージを表示するようにしておくことで、使用者が戸惑うことなく、何をすればいいかが分かります。
設置する手順は「入力時エラーメッセージ」で
- 「タイトル」
- 「入力時メッセージ」
を入力し、「OK」をクリックします。
カーソルを合わせるとメッセージが表示されるようになります。
このサンプルではすぐそばにリストがありますが、実際にはこうしたリストは別シートに設置され、非表示になっている場合もあります。
こうしたテクニックも取り入れておくと、ユーザーはスムーズに作業を進められます。
ちょっとした気遣いがありがたいですね
プルダウンを解除する
最後にプルダウンを解除する方法を説明します。これも簡単です。
これまでの設定で、入力規則で「リスト」を指定して、リスト外を入力できないようしました。
なので、「リスト」の指定を外せばいいのです。
手順としては、「入力値の種類」を最初の状態である「すべての値」に戻せばOKです。
入力メッセージやエラーメッセージも解除したいときは、それぞれのタブで「すべてクリア」をクリックします。
これでただのセルに戻ります。
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