Excelプルダウン【作り方・編集・削除の仕方・活用法】

事務職で役立つExcel
スポンサーリンク

この記事ではExcelのプルダウンリストの作り方・編集と削除の仕方について説明します。活用法も紹介します。

Excelのプルダウンリストを使うことで、効率的に作業を行ったり、完成したデータのクオリティを一定以上に保つことができます。

なぜそんなことができるかというと、プルダウンリストを使うと、

  • 入力ミスがほぼゼロになる
  • 表記ゆれ防止ができる

からです。

それでは説明していきます。

プルダウンリストの作り方

まずは、プルダウンリストを設置したいセルを選択します。

リボンの「データ」タブから「データの入力規則」(①)をクリックします。

続けて「データの入力規則(V)」(②)をクリックします。

次に「入力値の種類」から「リスト」を選びます。(①)

そして、「元の値」にリストにしたいデータのある範囲を入力します。もしくはマウスで選択します。(②)

もし、リストの項目が2~3個くらいと少ない場合は、範囲選択ではなく、カンマ区切りで直接入力するのもアリです。例えば「東京,大阪,京都」というふうに。

ただ、この方法は

  • 編集しづらい
  • もし、あとから大量に項目追加が必要になったときシンプルに詰む

ため、個人的にはおすすめしません。

入力したら、下図のようになります。「OK」をクリックして完了です。

「『$』がなんでついてるの?」というと、リスト範囲を固定している、つまり絶対参照にしているからです。

「絶対参照って何だっけ?」という方は、参照についてこちらの記事に詳しく書いているので、よければ読んでみてください。

これでプルダウンリストを設置することができました。

リスト外の文字を入力すると、エラーになります。試しに「奈良」を入れてみます。

こんなふうにエラーが返ってきます。

プルダウンリストに項目を追加する

このリストに項目を追加したい場合、作成した時と同じ手順で追加できます。

先ほどのセルの方の最後に「奈良」を追加しておきます。

今度は「奈良」を含めた範囲を設定し直すだけです。

追加完了です。

「特に何も選択したくない」ときのために空白を入れておくこともできる

小技ですが、地味に大事なテクニックを紹介します。

見出し通り、「特に何も選択したくない」ときのために空白を入れておくこともできます。

「いつ使うの?」というと、このリストと連動する処理(例えば関数やマクロの処理)をオフにしたいときに使ったりします。

追加手順は先ほどと全く同じです。

リスト項目を編集する

リストの項目を編集するのも簡単です。

リストの元になったセル範囲をふつうに編集すればOKです。

試しに「空白」と「東京」以外を「三重」にしてみました。

プルダウンを確認すると反映されています。

エラーメッセージを編集する

エラーメッセージはデフォルトの「停止」以外に「注意」と「情報」の2パターンに変更することができます。

それぞれの編集方法と注意点を説明します。

エラーメッセージを「注意」にする

今度は「スタイル」から「注意」を選び、「OK」をクリックします。

設定後、リスク外の「和歌山」を入力してみると、下図のようにメッセージが表示されます。

ここで注意したいのは、「データ入力規則の制限を満たしていません。」と出ますが、「はい」をクリックすると、ふつうに入力できてしまうことです。

エラーメッセージを「情報」にする

「情報」の場合も「注意」と同様の手順で設定できます。手順は先ほどと同様のため省略します。

同じく、「データ入力規則の制限を満たしていません。」と出ますが、「はい」をクリックすると、ふつうに入力できてしまうので注意してください。

入力時にメッセージを表示する

次に入力時にメッセージを表示する方法を説明します。

入力規則が設置されているとデータによっては、使用者が

  • 「なにこれ?」
  • 「何を入力すればいいの?」

と戸惑うことがあります。

そんなとき、分かりやすいメッセージを表示するようにしておくことで、使用者が戸惑うことなく、何をすればいいかが分かります。

設置する手順は「入力時エラーメッセージ」で

  • 「タイトル」
  • 入力時メッセージ

を入力し、「OK」をクリックします。

カーソルを合わせるとメッセージが表示されるようになります。

このサンプルではすぐそばにリストがありますが、実際にはこうしたリストは別シートに設置され、非表示になっている場合もあります。

こうしたテクニックも取り入れておくと、ユーザーはスムーズに作業を進められます。

ちょっとした気遣いがありがたいですね

プルダウンを解除する

最後にプルダウンを解除する方法を説明します。簡単です。

これまでの設定で、入力規則で「リスト」を指定して、リスト外を入力できないようしました。

なので、「リスト」の指定を外せばいいのです。

手順としては、「入力値の種類」を最初の状態である「すべての値」に戻せばOKです。

入力メッセージやエラーメッセージも解除したいときは、それぞれのタブで「すべてクリア」をクリックします。

これでただのセルに戻ります。

ぐー
ぐー

ちょっとでも役に立った・面白かったと思っていただけたら、一言コメントいただけると嬉しいです!

Twitterもやってます!よければフォローもしてください!(@guakw_fx

よろしくお願いします!

  

学習サポート書籍

身につけたスキルはどんどん活用していきましょう。

クラウドワークス資格不要&会員登録無料在宅ワークを始められます。

  

この記事を書いた人
ぐー

仕事も会社もイヤじゃないけど、手取り15万…あと5万ほしい20代です。

株歴12年になりました。
節約&貯金だけで30歳で資産1000万円達成見込みです。
株歴10年以上&FX歴5年以上です。年120万円以上投資してます。
今は長期配当重視です。個別株好きです。
NISA/iDeCoもやっています。簿記3級もっています。

PCスキル0からExcel/VBA/RPAなどを勉強し、今では業務の自動化をしたりしています。

よろしくお願いします!

ぐーをフォローする
事務職で役立つExcel
スポンサーリンク
ぐーをフォローする
ぐー@節約&高配当株ブログ

コメント

タイトルとURLをコピーしました