【Excel活用法】条件付き書式で強調するキーワードを切り替える方法

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今回は条件付き書式で強調するキーワードを切り替える方法を紹介します。

一見、当たり前にできそうですが、なるべくシンプルにやるには一工夫必要です。

今回はプルダウンリストと連動させます。

プルダウンリストを使うメリットは2つあります。

  • 誰でも簡単に作れる
  • Excelの仕組みに詳しくない人でも、パッと見で誰でも使える

条件付き書式自体も簡単なものなので、全体的に簡単にできます。

条件付き書式について

条件付き書式を使うことで、パッと見でデータの選別ができます。

〈before〉
〈after〉

「条件付き書式ってそもそも何だっけ?」というのをざっくり言うと、設定した条件に一致するものを強調するものです。キーワードや数値だけでなく、アイコンをセットしたり、グラデーションをつけたりして、データを見やすくすることもできます。

人のチェックだけでは見落としてしまいがちなデータチェックなどのミスを減らしたり、作業の効率化に有効です。

条件付き書式は、「ホーム」タブ>「条件付き書式」>「セルの協調表示ルール」で設定できます。具体的な方法は、後ほど画像で説明します。

今回紹介するのは、文字列を条件にした強調方法の小技です。

キーワードを切り替えられるようにするには

ここからキーワードを切り替えられるようにしていこうと思います。

例えば「大阪」のみ「神戸」のみ、を条件に赤色で表示したいときに条件付き書式を2つ設定すると、下図のように、「大阪と神戸」の両方を赤色にしてしまいます。

このように、条件付き書式は設定した条件の数だけ強調してしまい(※)、「今は大阪だけ赤色に…!」「今は神戸だけ赤色に…!」というふうに融通をきかせることは難しいです。

条件付き書式をいくつも設定する際は、”優先度”もポイントになります。「なんか、おかしいな…」というときは優先度に問題がある場合が多いです。

しかし、今回の例のように都道府県では条件の数だけ強調されるので、優先度については割愛します。

そこで、プルダウンリストを使い、柔軟に切り替えを行います。

D2にプルダウンリストを設置します。

プルダウンリストの作成方法は、「データ」タブ>「データの入力規則」で設定します。

プルダウンリストってどうやって作るんだっけ?」という方はこちらをどうぞ。プルダウンリストの作成や編集のしかた、活用法について詳しく書いています。

次に条件付き書式を設定します。

「条件付き書式」>「セルの協調表示ルール」>「文字列」をクリックします。

キーワードとなる文字列を入力します。

今回はセルを指定します。(直接入力することもできます。)

プルダウンリストを設置したD2を選択します。

「$」が自動で付きますが、「$」がつくことで絶対参照になります。

絶対参照について詳しくはこちらをどうぞ。

これで強調するキーワードを切り替えることができます。一通り切り替えると、こんなかんじです。

右上の「京都」は「京都府」だけでなく「東京都」のなかの京都にもヒットしています。

住所あるあるですね。

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この記事を書いた人
ぐー

手取り15万円の20代です。
節約×投資×自己研鑽で「あと5万ほしい」を叶えようとがんばっています。

ズボラで怠け者ですが年100万円以上節約できています。
株歴10年以上&FX歴5年以上です。
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PCスキルゼロで事務職に就職。
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