今回はExcelの機能の区切り位置の紹介です。
これを使うと面倒なデータ分割作業を一瞬で終わらせることができます。
関数やVBAを組まずにできるので非常に便利です。
最近は在宅ワークが増え、データのやり取りが増え、この区切り位置を仕事で使う機会が増えました。
区切り位置の使い方
例えば郵便番号と都道府県が1つのセルに入っているのを、区切り位置で分割します。
一般的には郵便番号と住所のセットだと思いますが、色々あってこれでいきます。ご了承ください。
今回はカンマ（コンマ）で区切られてますね。
①区切るデータを選択した後、「データ」をクリック＞「区切り位置」をクリックします。
②ウィザードが表示されます。
「次へ」をクリックします。
③今回はカンマ（コンマ）で区切られているので、「コンマ」にチェックを入れます。
すると、「データのプレビュー」に縦線が入ります。
④よければ「次へ」をクリックします。
次に進むと、データ形式を選択できます。
⑤変更しない場合は、そのまま「完了」でOKです。
また、完了後に変更し忘れてたことに気づいた場合は、「セルの書式設定」で変更してあげれば大丈夫です。
これで完成です。
データの区切り位置のショートカットキーは【Alt→D→E】
データの区切り位置はショートカットキーで使うこともできます。
Alt→D→E です。
区切り位置を使うときは横の列に注意！
区切り位置を使う場合は、その右側の列が空になっていないといけません。
あくまで、横のセルにデータを入れていくだけで、自動で列を追加してくれないからです。
なので、そこにデータがある場合は、先にデータを別の場所に移動してください。
例えば、先ほどのデータの横の列に電話番号が入っているときにA列を区切ろうとしたら、
こんなポップアップが表示されます。
そのまま「OK」で区切ってしまうと、電話番号が削除され、区切った後のデータが入ってしまいます。
気を付けよう！
データに区切りがないときの対処法
データによってはスペースやカンマがなく、ひたすら文字列が連なっているときもあります。
パッと見「区切り位置使えないな…」と思いますが、文字列に法則性があれば使えます。
例えば、「〒」「県」「市」など。
こういった文字をキーにして、置換を使って区切り位置をつくります。
また、特定の文字では難しい場合、「左から●番目…」など文字数をキーにすることもできます。
一手間かかりますが、これで区切り位置を使って一瞬でデータを分けることができます。
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