【現場で使う】Excel重複削除でミスをゼロにするデータ検証術

こんにちは！ぐーです。

いつもブログをご覧いただき、ありがとうございます！

突然ですが、こんな経験はありませんか？

お心あたりのある人は、ぜひ読んでみてほしいです！

なぜ「検証」が重要なのか？

「重複の削除」ボタンは、確かに便利です。しかし、そこにはいくつかの落とし穴が存在します。

データを整えるのは、地味で大変ですが、正しくて当たり前と思われています。

上司の重要な意思決定に使用されるため、たった1つのデータミスが、時には事業に大きな影響を与えます。

だからこそ、私たちは「作業」と同じくらい、いや、それ以上に「検証」に力を注ぐ必要があります。

検証は、自分の仕事と会社の信用を守るために、とても重要なのです。

重要性は理解していただけたと思いますが、難しく考えすぎる必要はありません。

3つのステップで、作業を完璧なものにしていきましょう。

これは最も基本的で、かつ最も重要な検証です。料理で言えば、レシピ通りの材料が揃っているかを確認するようなもの。

やり方は簡単。

重複削除前の総行数をメモしておく。 (例：1000行)
重複削除を実行する。
削除時に「〇個の重複する値が見つかり、削除されました。△個の一意の値が残ります。」というメッセージが表示されます。この数値を必ず確認・メモしてください。 (例：100個の重複を削除)
計算する。

削除前の行数−削除された重複件数=削除後の行数

1000行−100件=900行

この計算結果（900行）と、Excelが示した一意の値の数（△個）が一致するか、そして実際のシートの行数が一致するかを確認します。

たったこれだけです。

しかし、この一手間をかけるだけで、「大規模な削除ミス」は99%防ぐことができます。もし数値が合わなければ、その時点で何かがおかしいと気づけます。

件数が合っていることを確認したら、次は「本当に重複がすべて消えているか？」を確かめます。

「重複の削除機能を使ったんだから、消えてるに決まってるじゃん」

そう思った人は危険信号です。前述した「見えないスペース」や「全角/半角」の違いによって、重複が見逃されている可能性はゼロではありません。

ここで活躍するのがCOUNTIF関数です。

もし、ここに「2」や「3」といった数値が表示されたら、それは重複削除機能が見逃した「隠れ重複」です。すぐさま原因（スペース、全角/半角など）を特定し、対処しましょう。

このCOUNTIFによる検問を設けることで、あなたのデータは一点の曇りもない、完璧な状態に近づきます。

これは「削除してはいけない大事なデータを、誤って消してしまっていないか」を確認する作業です。

一番確実なのは、重複削除を行う前に、必ず元のデータを別のシートにコピーしておくことです。バックアップは、あなたの命綱です。

そして、削除後のデータと、元のデータを比較します。

「え、でも一つ一つ見比べるなんて時間が…」

大丈夫です。ここでも関数を使いましょう。少し応用的に聞こえるかもしれませんが、VLOOKUP関数やMATCH関数を使えば、機械的にチェックできます。

ここでは、もっと直感的にわかりやすい方法を紹介します。

それは、元のデータ（バックアップ）と削除後のデータを並べて、条件付き書式で比較する方法です。

もし、削除後のデータ側に色が付いたセルがあれば、それは「元のデータには存在するのに、削除後のデータには存在しない」ことを意味します。つまり、それが「意図せず消してしまった可能性のあるデータ」です。

この3ステップを踏むだけで、基本的なデータ検証の精度は劇的に向上します。

最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、慣れれば5分もかかりません。

今回の内容は以上です。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！